Deelnameovereenkomst
TUSSEN:
Belgium Bar Blend BV ,met zetel te Antoon Van Dycklaan 104, 8500 Kortrijk, België, ingeschreven in de KBO onder nummer BE1006300566, hierna “BBB”,
EN:
_______________ ,met zetel te ________________, België, ingeschreven in de KBO onder nummer _____________, hierna de “Deelnemer”,
Hierna beiden apart en gezamenlijk “Partij” en “Partijen” genoemd.
PREAMBULE:
BBB organiseert van 30 maart 2025 tot en met 31 maart 2025, te Silo Brussels (Meudonstraat 54, 1120 Brussel) een vakbeurs “Brussels Bar Show”, gericht op horeca professionals (de “Brussels Bar Show”).
Deelnemer is professioneel actief in de horeca en wenst op de Brussels Bar Show aanwezig te zijn, en/of aldaar commerciële zichtbaarheid aan te schaffen.
WERD OVEREENGEKOMEN :
Artikel 1: VOORWERP – AFNAME VAN DIENSTEN
Na nazicht van de Saleskit (bijlage 2) wenst de Deelnemer volgende diensten van BBB af te nemen ter gelegenheid van de Brussels Bar Show: (aanvinken wat past)
Booths:
□ SILO PONY………………………………………………………….2250 EUR
□ SILO JIGGER………………………………………………………..3950 EUR
□ SILO MEDIUM………………………………………………………5950 EUR
□ SILO LARGE………………………………………………………….8500 EUR
□ SPIRIT CAVE………………………………………………………..8500 EUR
Exclusive:
□ EXPERIENCE ROOM………………………………………….7500 EUR
□ EXPERIENCE LOUNGE…………………………………………19500 EUR
□ KIOSK………………………………………………………………..19500 EUR
□ ATELIER……………………………………………………………..17500 EUR
□ ROOFTOP……………………………………………………………19500 EUR
Experiences:
□ SEMINAR ROOM (SLOT)………………………………………550 EUR
□ MAINSTAGE (SLOT)…………………………………………….1250 EUR
□ COMPETITION (SLOT)………………………………………..3000 EUR
□ AFTERPARTY PARTNER (SLOT)…………………………..2500 EUR
Packages:
□ PROFESSIONAL AFTERMOVIE……………………………………………950 EUR
□ PROFESSIONAL PICTURES………………………………………………..550 EUR
□ WELCOME DRINK (DAY)……………………………………………………8500 EUR
Tickets:
□ EXTRA TICKETS BBS……………………………………………………….39,50 EUR
□ EXTRA TICKETS AFTERPARTY BBS…………………………………..49,50 EUR
De totale prijs verschuldigd door de Deelnemer is ___________ EUR ex BTW (de “Prijs”). De Verkoper zal de Deelnemer onverwijld na ondertekening van de overeenkomst factureren.
Artikel 2: BETALINGSMODALITEITEN
2.1. De Deelnemer zal de Prijs betalen als volgt:
50% binnen de 14 werkdagen volgend op de ontvangst van deze overeenkomst;
25% 2 maanden voor de aanvang van de Brussels Bar Show;
25% 1 maand na de afloop van de Brussels Bar Show met de totale afrekening;
2.2. Sponsoring gelden dienen integraal 3 maanden voor de aanvang van de Brussels Bar Show betaald teneinde correct drukwerk mogelijk te maken.
2.3 Bij annulering of niet-deelname van de Deelnemer aan de de Brussels Bar Show zal een 150% van het verschuldigde en nog onbetaalde bedrag verschuldigd zijn, als tegemoetkoming voor het reputatieverlies van BBB.
Artikel 3: OPBOUW VAN DE STANDPLAATS
3.1 Tenzij hij de opbouw overlaat aan BBB krachtens artikel 1, dient de Deelnemer de stand op de hem toegewezen standruimte op te bouwen en in te richten volgens de opbouw voorwaarden, opgenomen in bijlage 1.
3.2. Uiterlijk 3 maanden voor de Brussels Bar Show dient de Deelnemer een ontwerp van de stand in vorm van een duidelijke tekening op schaal ter goedkeuring bij BBB in te dienen. BBB heeft het recht deze goedkeuring te onthouden. In dat geval dient de Deelnemer het ontwerp van de stand aan te passen binnen een door BBB opgegeven tijdspanne, zodat alsnog goedkeuring verleend kan worden.
3.3. BBB kan zonder nadere sommatie of ingebrekestelling de overeenkomst ontbinden zonder reeds ontvangen betalingen te restitueren indien een Deelnemer:
niet tijdig over de voor hem vastgestelde standruimte heeft beschikt,
niet tijdig de genoemde ontwerpen en informatie heeft aangeleverd.
3.4 De opbouw van de standplaats dient plaats te vinden tijdens de afgesproken timing die door BBB aangeleverd wordt. Bij uitzondering dient vooraf schriftelijke toestemming aangevraagd te worden.
Artikel 4 – ONTRUIMING EN AFBRAAK VAN DE STANDPLAATS
4.1 Ontruiming van de standplaats zal door de deelnemer en op diens kosten plaatsvinden daags na het einde van de Brussels Bar Show. Bij het ontruimen, afbreken en schoonmaken van zijn standplaats is de Deelnemer gehouden de door hem gehuurde standruimte, pas na het einde van de Brussels Bar Show, in de oorspronkelijke staat terug te brengen. Eventuele beschadigingen aan de standruimte en/of het gebouw komen voor rekening van de Deelnemer. .
4.2 De goederen van de Deelnemer die zich na de ontruiming en de afbraak nog in het gebouw bevinden, zullen voor rekening en risico van de Deelnemer worden opgeslagen of vernietigd.
4.3 De Deelnemer is gehouden diens afval op gesorteerde wijze op de afvalpunten achter te laten. Indien de Deelnemer zijn verplichtingen terzake niet nakomt, is BBB bevoegd op kosten van de Deelnemer de afvalverwijdering te laten plaatsvinden.
Artikel 5 – GEBRUIK STANDRUIMTE
5.1 De Deelnemer heeft uitsluitend toegang tot het gebouw voor het (doen) opbouwen, inrichten, gebruiken en afbreken van de standplaats.
5.2 De Deelnemer verplicht zich ertoe de aanwijzingen van of namens BBB, van de lokale autoriteiten en de Brandweer met betrekking tot het gebruik van de standruimte op te volgen.
5.3 De gangpaden dienen geheel vrij te worden gehouden gedurende de opbouw en afbraak van de stand alsmede gedurende het de Brussels Bar Show. BBB mag op kosten van de Deelnemer de gangpaden vrij te (doen) maken en houden.
5.4 Tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen met BBB, is het de Deelnemer onder andere niet toegestaan om gedurende de Brussels Bar Show:
door hem ingenomen standplaats geheel of gedeeltelijk aan derden te verhuren of af te staan, of met een andere Deelnemer te ruilen;
de door hem ingenomen standplaats gesloten of niet bezet te houden, noch om de tentoongestelde goederen of een deel daarvan te bedekken en/of te verwijderen.
activiteiten te ontplooien, waardoor naar het oordeel van BBB schade wordt veroorzaakt of afbreuk wordt gedaan aan de Brussels Bar Show, aan één of meerdere Deelnemers, bezoekers of groepen daarvan, dan wel aan derden;
activiteiten te ontplooien, waardoor BBB, Deelnemers en/of bezoekers schade dan wel hinder ondervinden in de vorm van geluidsoverlast, belemmering van lichtval of uitzicht, of overlast in enige andere vorm;
activiteiten te ontplooien waardoor de eerlijke concurrentie wordt verstoord dan wel dreigt te worden verstoord;
beelden te projecteren, het gesproken woord door middel van luidsprekers te versterken, (live) muziek ten gehore brengen en/of geluid te veroorzaken;
veranderingen in of aan het gebouw aan te brengen en onder meer in en/of op vloeren, muren, plafonds, kolommen en dergelijke te plakken, verven, hakken, breken, boren, spijkeren of deze anderszins te beschadigen;
goederen en diensten, die niet zijn opgelijst in artikel 1.1.1. aan te bieden of daarvoor reclame te maken;
tijdens de Brussels Bar Show goederen of diensten te verkopen tegen (nagenoeg) gelijktijdige afgifte van het verkochte goed of de dienst;
goederen en/of reclamemiddelen van welke aard ook, buiten de Toegewezen standplaats aan te brengen of uit te reiken;
gebruik te maken van de wanden van de aangrenzende standplaatsen;
gangpaden op enige manier te belemmeren;
tijdens de Brussels Bar Show op of rond de standplaats te exposeren met dan wel anderszins gebruik te maken van open, stromende, sproeiende en/of vernevelende vloeistoffen;
licht ontvlambare of ontplofbare stoffen, gassen en gevaarlijke goederen (waaronder chemische bestrijdingsmiddelen en insecticiden), stank- verspreidende stoffen, alsmede radioactieve bronnen in het gebouw aanwezig te hebben en/of open vuren te branden;
Eetwaren in het gebouw te (laten) brengen; in voorraad te houden; te verkopen en/of gratis te verstrekken, tenzij deze zijn betrokken van de catering van het gebouw;
loterijen te houden, prijsvragen uit te schrijven en zogenaamd ‘standwerk’ te verrichten.
5.5 De uiteindelijke en beslissende beoordeling van het gebruik van de standruimte en/of het gebouw door de Deelnemer ligt voor aan BBB. Het is niet toegestaan binnen het gebouw te roken, behalve in de daarvoor bestemde ruimtes. Eventuele boetes bij overtreding komen voor rekening van de Deelnemer.
Artikel 6 – CATALOGUS
Door of namens BBB kan een catalogus worden uitgegeven en/of een internetsite worden ingericht, en of een nieuwsbrief, en of een social media advertenties, samengesteld uit de opgaven die door de Deelnemers zijn gedaan. De Deelnemer is verplicht deze opgaven te verstrekken vóór 1 December 2024, bij gebreke waarvan de opgaven niet in de catalogus en/of internetsite worden opgenomen. Het niet tijdig of volledig verstrekken van de opgaven komt voor eigen rekening en risico van de Deelnemer. BBB en de door hen aangestelde redactie zijn niet aansprakelijk voor fouten, tekortkomingen of omissies in de catalogus en/of internetsite, tenzij sprake is van grove onachtzaamheid of opzet van deze partijen.
Artikel 7 – AANSPRAKELIJKHEID .
7.1 Goederen van de Deelnemer, daaronder begrepen de emballage, bevinden zich in het gebouw voor rekening en risico van de Deelnemer. BBB belast zich niet met het verzekeren ervan.
7.2 De Deelnemer is verantwoordelijk voor het verkrijgen van de vereiste vergunningen en toestemmingen terzake van zijn deelname en zijn activiteiten, alsmede voor de naleving van de in relatie tot diens activiteiten toepasselijke wet- en regelgeving. .
7.3 BBB is niet aansprakelijk voor enigerlei schade, direct of indirect geleden door de Deelnemer, door diens personeel, door personen die in opdracht van Deelnemer werkzaam zijn, door houders van aan hem verstrekte deelnemerskaarten en/of toegangskaarten, dan wel door diens bezoekers tenzij sprake is van opzet dan wel grove schuld van BBB.
7.4 De Deelnemer is aansprakelijk voor en dient zich adequaat te verzekeren tegen alle schade van welke aard ook, die door toedoen of nalatigheid van hemzelf, van zijn personeel, van personen, die op welke wijze ook voor hem of in zijn opdracht werkzaam zijn, en/of van houders van aan hem verstrekte deelnemerskaarten en/of toegangskaarten wordt veroorzaakt, alsmede voor schade die op welke wijze ook door zijn goederen wordt veroorzaakt. .
7.5 De Deelnemer vrijwaart BBB voor alle aanspraken die anderen in verband met zijn handelen of nalaten tegen BBB zouden kunnen doen gelden.
7.6 Elke aansprakelijkheid van BBB is beperkt tot het bedrag dat onder de betreffende aansprakelijkheidsverzekering van BBB wordt uitgekeerd, met dien verstande dat in het geval van ontbreken van dekking de aansprakelijkheid van BBB is beperkt tot de door de Deelnemer op grond van diens inschrijving verschuldigde Prijs.
Artikel 8 – NIET-NAKOMING .
8.1 BBB mag tegen een Deelnemer, zijn personeel, personen die voor hem of in zijn opdracht werkzaam zijn en tegen houders van aan hem verstrekte deelnemerskaarten en/of toegangskaarten, die in strijd met enige bepaling van deze overeenkomst handelen of een door BBB verstrekte aanwijzing niet opvolgen, zonder gerechtelijke tussenkomst en zo nodig op kosten van de Deelnemer voorzieningen en maatregelen te treffen, waaronder, doch niet beperkt tot:
het geheel of gedeeltelijk ontbinden van de overeenkomst zonder dat voorafgaande ingebrekestelling vereist is; en/of
de aan hem verstrekte deelnemerskaarten en/of toegangskaarten doen intrekken en de betrokkene(n) de toegang tot de Brussels Bar Show en/of het gebouw met onmiddellijke ingang te ontzeggen; en/of
zijn standplaats niet (verder) op te bouwen, te doen sluiten of geheel of gedeeltelijk te (doen) ontruimen en over de vrijgekomen of niet-bezette ruimte te beschikken; en/of
de goederen van de Deelnemer, zomede al hetgeen door de Deelnemer is opgebouwd of aangebracht onder zich te houden, op te slaan en zo nodig te vernietigen;
8.2 Het voorgaande laat het recht van BBB om volledige vergoeding van eventueel geleden en/of te lijden schade te vorderen onverlet.
8.3. BBB behoudt zich het recht voor om Deelnemer, diens personeel, medewerkers, gasten of andere gebruikers en/of houders van toegangstickets opgevraagd door de Deelnemer die klaarblijkelijk onder invloed zijn van alcohol of enig ander roesmiddel, de toegang tot Brussels Bar Show te ontzeggen, zonder recht op terugbetaling.
Artikel 9 – INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN
9.1 Het is de Deelnemer niet toegestaan om in het gebouw enig goed te tonen, aan te bieden en/of te verkopen dat inbreuk maakt op de intellectuele eigendomsrechten van een derde. Onder ‘intellectuele eigendomsrechten’ wordt begrepen enig (aanvraag tot) octrooi, merkenrecht, modelrecht, auteursrecht, knowhow of domeinnaam. .
9.2 Op verzoek van BBB dient de Deelnemer binnen twee dagen na het verzoek aan te tonen dat hij niet handelt in strijd met andermans rechten van intellectuele eigendomsrechten. Indien de Deelnemer dit niet kan aantonen, is BBB bevoegd de betreffende goederen voor rekening en risico van de Deelnemer te verwijderen en overige noodzakelijk geachte voorzieningen te treffen.
9.3 BBB is titularis van de intellectuele eigendomsrechten gerelateerd aan de Brussels Bar Show. Deelnemer zal louter van BBB’s intellectuele eigendomsrechten gebruik maken na toestemming en in overeenstemming met de voorgeschreven wijze van exploitatie.
Artikel 10- TOEPASSELIJK RECHT EN JURISDICTIE
10.1. De rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Kortrijk zijn exclusief bevoegd voor elk geschil met betrekking tot de overeenkomst.
10.2. Het Belgisch recht is van toepassing.
10.3. De partijen verbinden zich ertoe prioritair en te goeder trouw onderhandelingen of CEPNA-bemiddeling aan te vatten, voorafgaand aan elke gerechtelijke procedure om het geschil ten gronde te beslechten.
Artikel 11- SLOTBEPALINGEN
11.1. De overeenkomst mag door de klant niet aan een derde worden overgedragen zonder voorafgaande toestemming van BBB.
11.2. Indien een of meer clausules van de overeenkomst nietig, onwettig of ongeldig zijn, blijven de overige clausules in hun geheel geldig. De partijen verbinden zich ertoe in een dergelijk geval te onderhandelen over een nieuwe clausule waarmee hetzelfde economische doel kan worden bereikt.
11.3 Een wijziging van de overeenkomst is slechts geldig indien deze door beide partijen is ondertekend, onder uitdrukkelijke vermelding van de te wijzigen bepalingen.
11.4. Het feit dat BBB op een bepaald moment geen beroep doet op een bepaling van deze overeenkomst of deze niet toepast, kan niet worden beschouwd als een verklaring van afstand om er in de toekomst wel een beroep op te doen. Afstand van een inbreuk op enige bepaling van de Overeenkomst zal uitsluitend schriftelijk geschieden. In geen geval zal dit van toepassing zijn op eerdere, gelijktijdige of latere schendingen van dezelfde of andere bepalingen.
9.1. BBB behoudt zich het recht voor de overeenkomst geheel of gedeeltelijk op te schorten of te beëindigen in geval van overmacht.
Opgemaakt te Kortrijk, in 2 originele exemplaren, waarvan elke partij erkent de hare te hebben ontvangen.
Voor Brussels Bar Show Voor de Deelnemer
_____________________ _____________________
Belgium Bar Blend BV ___________
Hannes Desmedt, Bestuurder ___________
Bijlage 1:
OpbouwvooraardenBrussels Bar Show 2025
Brussels Bar Show by Belgium Bar Blend wil door middel van het vaststellen en handhaven van deze standbouwvoorschriften heldere en handhaafbare regels formuleren, die alle exposanten in staat stellen om een optimale en onderscheidende beurspresentatie te realiseren. Daarnaast wil de organisatie een open en overzichtelijke beurs creëren en de uitstraling van de totale beurspresentatie bewaken.
Deze Standbouw voorschriften maken deel uit van de overeenkomst.
Alle exposanten van Brussels Bar Show 2025 die standruimte afnemen, zijn verplicht een standontwerp in te dienen bij de Organisatoren van Brussels Bar Show. Houdt u er rekening mee dat de stand pas na goedkeuring door de organisatie kan worden opgebouwd.
Ter beoordeling en goedkeuring dient het standontwerp uiterlijk 1 februari 2025 in het bezit te zijn van Organisatoren Brussels Bar Show.
Het ontwerp kunt u uitsluitend per e-mail indienen via het e-mailadres wat hiervoor bestemd is:
sales@brusselsbarshow.com.
De mail dient voorzien te zijn van bedrijfsnaam en locatie desbetreffende stand. Bezorg ons een plattegrond op schaal met ingetekende maten en twee aangezichten op schaal met hoogtematen en/of een 3d schets, visualisatie of foto met hoogtematen ingetekend.
Bouwhoogte Standbouw hoogte SILO Brussel: De uiterste bouwhoogte is 250 cm. Bouwhoogte boven 250 cm is alleen mogelijk na goedkeuring van de Organisatoren. Bij afwijkende bouwhoogte dan de hierboven vermelde gangbare, dienen de hogere dan wel lagere standelementen netjes te zijn afgewerkt zonder reclame-uitingen.
De kosten van stand opbouw en -inrichting, technische aansluitingen en het verbruik van deze
aansluitingen zijn voor rekening van de deelnemer.
Eigen standbouw dient te voldoen aan de navolgende voorwaarden:
• Zelfdragende achterwanden (behalve bij Pony of Jigger) of anders besproken met de
Organisatie.
• Verlichting.
• Brandbare stand-decoratiematerialen, zoals kaasdoek als plafondbespanning of jute als
wanddecoratie, dienen geïmpregneerd te zijn. De brandweer kan verzoeken een certificaat hiervan te overleggen.
• Tussenwanden – afwerking hoge delen richting buurstands
• Indien aangegeven moet er tussen twee aangrenzende stands een stand scheidende wand van 250 cm hoog worden geplaatst. Het is aangeraden te overleggen met de aangrenzende buurt stands over de te plaatsen muren. Voor informatie over welke stands er naastgelegen zijn kunt u informatie opvragen bij de organisatie.
• De achterzijde van scheidende wanden, en/of bouwdelen binnen 200 cm van de buren, hoger dan 250 cm dient netjes afgewerkt te worden in het zwart. Andere afwerking is alleen mogelijk na afstemming met uw buurstand en de Organisatoren.
• Het is uitdrukkelijk verboden posters, banners, schilderijen of iets van die aard te bevestigen aan de muren.
• Indien de wanden lager zijn dan 250 cm, dient de achterzijde(s) van de wand(en) van de aangrenzende stand(s) netjes afgewerkt te worden in het zwart. Andere afwerking is alleen mogelijk na afstemming met de Organisatoren.
Gangpaden:
Gangpaden mogen nooit belemmerd worden.
Er mag geen promotiemateriaal geplaatst worden op de gangpaden
Vloeren:
Verhoogde vloer: Bij het gebruik van vlonders in de stand moet rekening worden gehouden met het volgende:
• Maximale hoogte tien centimeter, gemeten vanaf de vloer van het gebouw tot en met de bovenzijde van de verhoogde vloer;
• De zijkanten moeten zijn gesloten en op nette wijze worden afgewerkt;
• De zijkanten dienen binnen de rooilijnen van de stand te worden gelegd.
Deelnemers die hun stand van een verhoogde vloer voorzien worden verzocht rekening te houden met de toegankelijkheid van hun stand voor mindervalide bezoekers door bijvoorbeeld de toepassing van afgeschuinde zijkanten of het maken van opritten (die dan wel voldoende breed moeten zijn en geen scherpe kanten hebben), bij voorkeur herkenbaar voor deze bezoekers.
Extra:
In alle gevallen die niet omschreven zijn in deze standbouwvoorschriften beslist de Organisatie of de wens toelaatbaar is.
Brandveiligheid voorschriften en Veiligheidsvoorschriften
De wettelijke brandveiligheid voorschriften en veiligheidsvoorschriften zullen altijd prevaleren
boven de hiervoor omschreven standbouwvoorschriften.
Standinrichting – Algemene bepalingen
Tentoongestelde goederen dienen het doorzicht door de expositieruimte en het zicht op de
omliggende stands niet, respectievelijk zo weinig mogelijk te belemmeren, en moeten binnen de rooilijnen van de standruimte worden gehouden. Ook beweegbare delen ervan mogen,
bijvoorbeeld bij demonstratie, daar niet buiten komen. Delen die gevaar opleveren, zoals
scherpe, uitstekende delen, moeten doeltreffend worden afgeschermd. Verder mogen de goederen tijdens de openingsuren niet worden afgedekt; de Organisatoren kunnen een eventuele bedekking verwijderen zonder enige aansprakelijkheid. Zichtbaar ontsierende zaken op de stands zijn niet toegestaan. De Deelnemer mag, anders dan met schriftelijke ontheffing, tijdens de expositie geen tentoongestelde goederen van de stand weghalen.
